…per sopravvivere ad una giornata in ufficio
di FLAVIA SALVINI
Comunicare è alla base di ogni tipo di relazione: si comunica con uno sguardo con un gesto, la parola può essere un contorno, ma bisogna fare attenzione, una comunicazione sbagliata può generare incomprensioni, malumori e può rovinare la giornata di una persona. Nell’ambito del lavoro può diventare causa di frustrazioni perché in ogni ruolo e ad ogni livello, la comunicazione è fondamentale.
Anche chi passa la giornata davanti ad un PC, pensando di essere isolato in una stanza dell’ufficio, può generare informazioni
attraverso un semplice data entry o prendere informazioni che altri hanno messo a disposizione sul proprio computer.
Basterebbe adottare poche regole comportamentali per vivere l’ambiente di lavoro molto meglio, ascoltando di più i propri interlocutori ed evitando di interrompere la comunicazione con chi ti circonda. In pochi punti evidenziamo i comportamenti da evitare e quelli più corretti per “sopportare” meglio la giornata lavorativa:
– Non riferire al capo di essere in possesso di informazioni – Tale comportamento può generare delle distorsioni: il vertice potrebbe non prendere delle decisioni in tempo reale pensando erroneamente di non poter acquisire l’informazione per inefficienza del sistema. Questo può accadere perché non ci si sforza a “mettersi in comunicazione” o, peggio, perché si è gelosi delle informazioni in possesso. Quando ciò si verifica, non c’è volontà di uno dei due soggetti a comunicare, lo sforzo dell’altro trova solo un muro di gomma insormontabile. Non bisogna dimenticarci che per comunicare bisogna essere almeno in due.
– Non isolare il proprio staff – Accentrare, non delegare, creare distanza tra vertice e operativi: tutti comportamenti deleteri per chi deve coordinare un team.
– Non applicare il detto “la mano destra non deve sapere cosa fa la mano sinistra” – Quando le persone facenti parte dello stesso staff non sanno nulla del lavoro degli altri si genera una disgregazione e un conseguente isolamento del gruppo, oltre al fatto che se una persona va in ferie il lavoro si interrompe.
Far sentire i propri collaboratori coinvolti in tutto, anche nelle piccole cose, significa far sentire le persone vive, oltre a una forma implicita di grande rispetto per la persona/lavoratore perché non siamo delle macchine ma soggetti pensanti. Se al contrario, il proprio capo o un collega interviene in modo operativo su un lavoro di tua competenza, su cui stai operando, si può fare la figura di contattare fornitori, consulenti esterni o altri uffici per lo stesso motivo più volte, dando all’esterno una immagine negativa e di inefficienza.
– Infondere lo spirito di lavoro di squadra – Nessuno è indispensabile ma tutti sono necessari per raggiungere gli obiettivi più importanti. Se il responsabile dell’ufficio crea la concezione che è importante il lavoro di tutti e che se manca un pezzo del puzzle tutto l’ufficio ne risente in modo negativo, si crea un clima di reciproca collaborazione. In caso contrario si generano tensioni causate dal voler primeggiare l’uno sull’altro per emergere dal gruppo.
– Non dare mai per scontato chi lavora con te – Motivare sempre i propri collaboratori. A volte premiare con un grazie ed esternare i meriti è più importante e più efficace che autorizzare il pagamento di uno straordinario.
– Mai incaricare una persona di fare qualcosa senza motivarne le ragioni – Anche un semplice inserimento di dati all’interno di un arido programma è fondamentale a chi utilizza quei dati per lavorare, ovvero per elaborarli e portarli sulle scrivanie dei vertici che devono prendere le decisioni che coinvolgono tutta l’azienda.
– Mai evidenziare la propria autorità e il proprio ruolo – Il famoso “lei non sa chi sono io” allontana solo, non porta a niente, e a volte non genera neanche il timore chi si vorrebbe incutere a chi reputi non ti rispetti o non esegua i tuoi ordini. E’ sempre con le azioni che si guadagna la fiducia del prossimo e si conquistano i tuoi dipendenti o sottoposti. Creare una buona comunicazione interna non è facile, ma è una esigenza importante nel mondo del lavoro.
Anche se caratterialmente non si è predisposti bisogna “violentarsi” un po’ e alla fine comportamenti inizialmente imposti diventeranno naturali. I flussi informativi miglioreranno generando più efficienza nel sistema e nell’organizzazione, l’ambiente lavorativo diventerà più sereno e l’azienda alla fine ne acquisterà anche di immagine all’esterno.
