Parole al Lavoro

ISTITUTO DI COMUNICAZIONE – “FRANCESCO FATTORELLO” – ROMA

“Parole al Lavoro”

Tesina di fine di Valeria Emma del Corso di Metodologia dell’Informazione e Tecniche della Comunicazione – Prof. Giuseppe Ragnetti

A mio nonno Antonio, che da bambina ha “innestato” in me la voglia di conoscere, di ragionare e di vivere onestamente.

PREMESSA

Nella vita quotidiana utilizziamo di continuo strumenti volti a semplificare i nostri compiti di ogni giorno.

Pensiamo all’uso dell’ascensore, dei cellulari, dei computers, dei mezzi di trasporto ecc.
Lo facciamo perché semplicemente pensiamo che l’utilizzo di tali strumenti è in grado di rendere più veloci ed agevoli le nostre azioni.
L’utilizzo di un ascensore può evitarci di sollevare oggetti pesanti od ingombranti, prendere un aereo può regalarci più tempo a disposizione ecc.

Scegliamo cioè strumenti che, in sintesi, rendano le nostre azioni più facili, comode e vantaggiose per noi.
Questo è un concetto banale nella sua semplicità, eppure, a volte, dalle cose semplici nascono grandi cambiamenti.

Sul filo di questo ragionamento, quando ho conosciuto al corso la teoria fattorelliana, ho subito pensato: tutti viviamo “immersi” nella necessità di comunicare con gli altri. Allora, perché non utilizzare questo strumento dalle potenzialità immense? E perché non farlo anche al lavoro, dove trascorriamo gran parte della nostra giornata?

L’attività lavorativa può essere svolta in diversi modi: da soli o in gruppo, a volte capita di partecipare a delle riunioni, a volte può esserci tra i soggetti un rapporto gerarchico, altre paritario, altre ancora di collaborazione ecc.

Situazioni diverse che meritano di essere diversamente analizzate ed affrontate.
Iniziamo dal “cuore” del discorso, la tecnica fattorelliana, e senza la pretesa dell’esaustività proviamo a fare qualche riflessione sulla comunicazione nei luoghi di lavoro, sui rapporti tra i soggetti che si trovano ad interagire e su varie situazioni che possiamo trovarci ad affrontare.

LA TECNICA FATTORELLIANA

Partiamo dalla formula che visivamente sintetizza la tecnica di Fattorello:

X)

                    M

Sp                                     Sr

                    O

Sp = soggetto promotore
Sr = soggetto recettore
X = oggetto del rapporto d’informazione
M = mezzo
O = interpretazione del soggetto promotore del processo d’informazione

Ognuno di noi percepisce la realtà a suo modo in base ai suoi stimoli sensoriali, alle sue conoscenze ed alle esperienze pregresse.
Informare significa dare una certa forma alla realtà.
Io parlo di come vedo le cose.
Con l’informazione non trasmetto un dato meramente oggettivo ma cerco di metterlo in comune, e quindi condividerlo, così come io l’ho percepito.

Il soggetto promotore è colui che si fa motore dell’informazione, la persona che vuole comunicare.

X è l’oggetto del rapporto d’informazione, l’argomento, ciò che voglio trasmettere agli altri.

Per farlo userò M, cioè un mezzo di informazione, che può essere la parola, uno scritto, il mezzo televisivo ed ogni altro strumento, tra i mille possibili, che mi consenta di far giungere all’altro il mio messaggio.

L’altro è appunto il soggetto recettore (Sr).
E’ colui che riceve il messaggio che ho deciso di trasmettere.

Ciò che non va mai dimenticato è che proprio perché, come detto prima, ognuno di noi ha una propria percezione della realtà, il soggetto cui giunge il messaggio non è un soggetto passivo, ma appunto “recettore”, cioè che riceve e filtra il messaggio attraverso i suoi sensi e tutti gli elementi che fanno parte del suo back-ground.

Insomma il soggetto recettore rielabora quanto trasmesso dal soggetto promotore attraverso i suoi filtri percettivi, cioè attraverso il suo vissuto ed alla luce delle conoscenze, credenze e valori che egli ha.

Per questo se mi pongo come soggetto promotore e voglio costruire un buon rapporto d’informazione non posso non tenere conto di ciò. Anzi, devo tenerne conto e conseguentemente devo strutturare il rapporto d’informazione scegliendo bene ogni elemento del mezzo M che possa meglio far giungere il mio messaggio O, cioè il mio modo di vedere X, al soggetto recettore.

Solo dall’osservazione e dalla conoscenza del soggetto recettore posso individuare il mezzo che meglio e che più facilmente possa consentire al soggetto recettore di recepire la mia O cioè il mio modo di vedere le cose. Solo in tal modo potrò cercare di ottenere l’adesione di opinione dell’altro all’opinione da me espressa.

L’AMBIENTE DI LAVORO

L’ambiente di lavoro presenta caratteristiche peculiari che, se analizzate, ne rivelano pro e contro rispetto al processo comunicativo.

Innanzitutto, il luogo di lavoro, come la famiglia è caratterizzato da quella quotidianità o ripetitività nel tempo dei rapporti che, se ben sfruttata, può consentire di utilizzare al meglio la tecnica fattorelliana.

Infatti, abbiamo visto come per ottenere l’adesione alla propria opinione il soggetto promotore debba strutturarla nel modo più adatto a trasmetterla al soggetto recettore.

Ma tutto ciò presuppone la conoscenza del soggetto recettore e di quanti più elementi possibili della sua “acculturazione”, cioè di tutti quei fattori che costituendo il back-ground di conoscenze ed esperienze di un soggetto lo rendono in quel momento quella specifica persona ed incidono sul suo modo di percepire la realtà.

Pertanto, il soggetto promotore avrà maggiore possibilità di successo quanto maggiore sarà la sua conoscenza di tutti quegli elementi ed esperienze che hanno contribuito a rendere il soggetto recettore ciò che è.

Allora è facile intuire come proprio la frequenza, l’intensità e i tempi dell’attività lavorativa possano offrire al soggetto promotore molteplici opportunità di conoscenza del soggetto recettore.

Dunque, fondamentale risulta avere un atteggiamento aperto, curioso e disponibile verso l’altro (collega, collaboratore o capo che esso sia).

Tale apertura verso l’altro e la propensione all’ascolto consentono di cogliere quelle informazioni che successivamente saranno utili alla costruzione della comunicazione secondo la formula fattorelliana.

Per costruire la formula servono gli “ingredienti” e gli ingredienti possiamo acquisirli solo attraverso l’ascolto e l’osservazione del soggetto recettore.

COMUNICAZIONE TRA SOGGETTI IN RAPPORTO GERARCHICO ( CAPO – DIPENDENTE)

Se il cuore della teoria fattorelliana è la conoscenza dell’altro al fine di veicolare al meglio il messaggio che gli indirizziamo, è facile intuire quanto questo elemento diventi importante ed allo stesso tempo complesso nel rapporto con chi riveste un ruolo gerarchicamente superiore.

Una buona conoscenza di talune caratteristiche del “capo” potranno agevolare e rendere più proficua ogni occasione di lavoro che ci porta ad interloquire con lui.

L’elemento tempo quale fattore di conoscenza fondamentale è, ovviamente, di grande aiuto, ma anche in assenza di una conoscenza lavorativa approfondita taluni accorgimenti possono aiutarci.

Innanzitutto, ascoltare con attenzione le prime richieste che ci vengono rivolte può fornirci numerosi elementi per impostare al meglio il messaggio comunicativo ed ottenere un’adesione di opinione. Che per noi sarà, nei fatti, l’adesione ad una proposta di risoluzione di una problematica affidataci o di un qualsiasi altro compito che ci viene chiesto di svolgere.

Sin dai primi dialoghi si può prestare attenzione al linguaggio verbale e para-verbale del capo, che può rivelarci la formazione culturale e professionale, la provenienza, le preferenze e molto altro.

L’utilizzo di un linguaggio specifico, ad esempio, che vada dritto al punto potrebbe in taluni casi rivelarsi vincente, consentendo di andare immediatamente al cuore del problema da trattare.

Dobbiamo, inoltre, tenere presente che solitamente in strutture burocratiche e gerarchizzate il “capo” diventa di solito il “collettore” delle problematiche o delle questioni più rilevanti.

Ciò determina spesso che esso si trovi a gestire durante la giornata il colloquio con molte persone, ognuna chiamata a prospettare questioni più o meno complesse.

Dunque, è facilmente intuibile che giungere ad un incontro con le idee ben chiare sulla questione e/o tesi da esporre e con la documentazione in ordine può già essere un buon inizio.

Talvolta ci si potrà aiutare con slides o diagrammi o più semplicemente con testi sottolineati, da mostrare al nostro interlocutore, per dargli un’immediata percezione visiva di ciò che stiamo sottoponendo alla sua attenzione.

L’esperienza ed una maggiore conoscenza potranno poi fornirci ulteriori indizi sulle modalità più confacenti al nostro interlocutore.

Un capo che conosce nel dettaglio ciò di cui stiamo parlando, magari, vorrà comprendere nei minimi particolari ciò che gli stiamo dicendo, al contrario uno con una conoscenza meno approfondita del settore vorrà comprendere perché è richiesto un suo intervento e quali conseguenze potranno derivare dalle sue decisioni, senza essere interessato a cogliere i dettagli della questione.

Un grande svantaggio è sicuramente costituito dalla circostanza di avere spesso a disposizione solo poco tempo per esporre questioni complesse.

Spiegare, magari in cinque minuti, una problematica che si è studiata a lungo, potrebbe rivelarsi assai difficoltoso.
Pertanto, ancora una volta la teoria fattorelliana ci sarà d’aiuto nello scegliere termini e modalità di esposizione che più riescano a catturare l’attenzione e che siano di facile comprensione per il nostro interlocutore.

L’utilizzo di esempi legati al settore che il capo meglio conosce o che più lo interessa potrebbe risultare vincente.
Che sia una metafora calcistica o letteraria al buon fattorelliano scoprirlo!

COMUNICAZIONE TRA SOGGETTI DI PARI GRADO (TRA COLLEGHI)

All’interno delle aziende o della Pubblica Amministrazione talune attività lavorative presuppongono ogni giorno la realizzazione di parte del lavoro con altre persone.

Quando bisogna rapportarsi con altri per il raggiungimento di un comune obiettivo o per il semplice intersecarsi delle diverse attività lavorative affidate ad ognuno all’interno della struttura di lavoro, l’utilizzo della tecnica fattorelliana è uno strumento di grande utilità per il raggiungimento del nostro scopo, un asso nella manica cui fare ricorso anche per la creazione di un ambiente di lavoro sereno e stimolante.

Capita spesso, infatti, di constatare come il corretto approccio tenuto da alcuni colleghi nel rapporto con gli altri contribuisca ad “oliare” i meccanismi degli ingranaggi lavorativi, permettendo una maggiore celerità ed efficacia nello svolgimento del lavoro.

Ma come capita tutto questo?
Grazie al giusto modo di relazionarsi con gli altri.
E quando il modo è giusto?
Quando cerca di comprendere come meglio si può interagire con quella persona, in quel momento per dire quel qualcosa.

Può sembrare un paradosso ma il giusto metodo in assoluto non esiste, se non nella misura in cui si consideri giusto in assoluto quel modo che muta a seconda del contesto e della persona.

Cioè non c’è una modalità comunicativa assoluta, una formula magica, ma solo una modalità che essendo il frutto della ricerca della modalità di comunicazione più congeniale ad una specifica persona, in uno specifico momento può dare buoni risultati.

Avere prestato attenzione agli altri colleghi in passato ed esserci fatti un’idea sul loro modo di essere e di mostrarsi agli altri o aver visto le loro reazioni in passato deve esserci utile per relazionarci al meglio con essi.

Porsi nella disponibilità d’animo di comprendere gli altri, come sono o come si sentono in quel momento diventa determinante per scegliere la giusta modalità comunicativa.

Inutile pretendere di rappresentare una problematica nel dettaglio ad un collega che passa in fretta in un corridoio o che al momento ha altre priorità lavorative.

Probabilmente si otterrà un miglior risultato chiedendo un appuntamento per un momento successivo o accennando solo agli elementi fondamentali della questione, evidenziando sin dall’inizio il motivo per cui essa è importante anche nel momento in cui il collega è impegnato in altre attività.

Un altro elemento ritengo, inoltre, sia fondamentale nel rapporto tra colleghi ed è il rapportarsi con gli altri riconoscendogli pari dignità.

Regola che vale nel lavoro, come in ogni settore della vita, l’approcciarsi in modo paritario riconoscendo all’altro pari dignità di parola e pensiero e con la disponibilità all’ascolto di quanto l’altro pensa non solo ci arricchisce mentalmente, professionalmente e culturalmente ma ci pone anche nella giusta prospettiva per raccogliere informazioni sull’altro e, di conseguenza, per impostare il rapporto comunicativo.

Allo stesso tempo ci pone anche nella corretta disposizione mentale per gestirlo senza che si inneschino pericolose dinamiche psicologiche di competizione, rivalsa e quant’altro di negativo.
Pensate mai che qualcuno di noi possa rispondere positivamente ad un soggetto che si pone con toni di sprezzante superiorità e nel quale non riconosciamo alcuna qualità professionale?

Allora, seguendo una vecchia buona regola evangelica, non facciamo agli altri ciò che non piacerebbe fosse fatto a noi.
Poniamoci bene, ed eccezioni a parte, avremo feed-back positivi.

Mi viene da dire anche: sorridi alla vita e la vita ti sorriderà!
Ecco, un’altra “regola” che può aiutarci è il sorriso.

Sforzarsi di elargirlo anche quando non si è al top è sintomo di apertura e disponibilità e ciò già predispone l’altro al dialogo.
D’altronde non risultano dati scientifici a favore di processi comunicativi fatti di bronci, mugugni e recriminazioni.
Un motivo ci sarà.

LA RIUNIONE
UN’OPPORTUNITA’ TALVOLTA MANCATA

Nelle dinamiche comunicative del lavoro ritengo meriti un’attenzione a sé la riunione.
Essa è potenzialmente una grande opportunità comunicativa ma talvolta si rivela un’occasione mancata.

Qualche riflessione sul tema…

L’incontro di più persone che lavorano insieme può essere determinato da motivi semplici e piacevoli quali ad esempio lo scambio degli auguri od il festeggiamento del raggiungimento di un obiettivo, ma lo è per lo più, dalla necessità di ricevere direttive e/o indicazioni sull’attività lavorativa.
In tal caso di solito è il capo dell’ufficio o il responsabile del settore o progetto che ha il compito di aprire la comunicazione e/o la discussione e di coordinarne lo svolgimento.

E’ come se fosse il buon arbitro della partita, soprattutto quando è necessario dare la parola a più persone, ascoltarne le idee, calibrare i tempi di intervento e “guidare” la discussione verso il suo obiettivo.

Particolare importanza allora assume la capacità del capo ufficio di “contenere” gli spazi temporali di intervento dei partecipanti.
A tal fine potrebbe risultare conveniente chiarire sin dall’inizio la necessità del rispetto della sintesi da parte di tutti e di mantenere la propria attenzione sugli argomenti da discutere, senza divagazioni su argomenti che, sebbene interessanti non siano oggetto specifico della riunione.

Il chiarire anticipatamente le modalità di intervento può essere estremamente utile per evitare, invece, di intervenire in seguito.

Ad esempio una frase che faccia riferimento alla consapevolezza che tutti i partecipanti abbiano altri impegni da rispettare , potrà trovare facilmente adesione da parte di tutti, catturando l’attenzione dei presenti che percepiranno la volontà di evitare lungaggini e che sapranno che poi potranno dedicarsi ad altro, purchè per un tempo limitato si concentrino sulla problematica da trattare.

D’altronde, è noto che la concentrazione e l’attenzione di chi ascolta ha breve durata e che tratteniamo soltanto una piccola percentuale delle informazioni ricevute.
Pertanto, è più utile un’esposizione sintetica dei punti salienti dell’argomento per cui ci si è riuniti che un’esposizione eccessivamente dettagliata.
Si potrà, magari, lasciare alle domande dei soggetti recettori la fase di approfondimento oppure si potrà mettere a disposizione del materiale di approfondimento.

Ancora, ci si potrà dire disponibili ad ulteriori incontri su temi specifici ed eventualmente con una platea più ristretta di interessati, qualora non tutti i partecipanti alla riunione/soggetti recettori abbiano lo stesso grado di interesse lavorativo in merito ad approfondimenti specifici dell’oggetto della riunione.

Il rinviare ad ulteriori e più ristrette riunioni ha il duplice vantaggio di consentire al soggetto promotore di gestire un numero più ristretto di soggetti recettori, con migliori possibilità di modulazione di un messaggio comunicativo più mirato ed efficace, ma allo stesso tempo elimina dispersioni di attenzione da parte dei soggetti recettori meno interessati dallo specifico approfondimento, contribuendo allo stesso tempo a dare valore all’essere stati scelti, perché esperti, a coloro che dovranno partecipare.

Ritornando allo svolgimento della riunione, deve sottolinearsi che la limitazione di un intervento potrebbe essere colta dall’interessato come un “attacco” personale.
Non così avverrà, invece,se la regola sarà stata prima esposta.

Ma starà, comunque, all’abilità del capo ufficio, soggetto promotore, formulare l’eventuale limitazione dell’intervento con le parole e le modalità comunicative che più si addicono al soggetto recettore.

In tal modo si potrà limitare il fastidioso fenomeno della degenerazione delle discussioni oltre l’oggetto della riunione, che comporta l’insorgere di distrazioni e nervosismi.

In questo caso il soggetto promotore dovrà tenere conto delle specificità del suo dipendente, mentre nell’esposizione dell’argomento della riunione dovrà diversamente approcciarsi secondo le modalità che possano essere più adatte all’insieme di tutti i partecipanti alla riunione.
Usando il più possibile formule di opinione che gli consentano di ricevere la massima adesione possibile.

Ulteriore elemento di cui il soggetto promotore dovrà tenere conto è che la presenza di più persone in una riunione di lavoro, ambiente nel quale non di rado sono presenti relazioni di simpatia o antipatia e/o di antagonismo, condiziona la modalità di reazione dei soggetti recettori.

La presenza di altri rende un soggetto recettore propenso a non recedere da una sua opinione espressa precedentemente o nel corso della stessa riunione, per un innato senso di coerenza con sé stessi e di orgoglio.

In tal caso il soggetto promotore deve proporre la sua tesi esprimendo al massimo la sua abilità nel costruire il suo discorso al fine di ottenere l’adesione di opinione.

Da evitare, invece, l’esposizione di problematiche con riferimenti a casi o ad esempi che abbiano di recente suscitato polemiche o battibecchi tra i partecipanti alla riunione.

Il rischio è che la discussione degeneri e si assista a veri e propri “scontri” tra colleghi che nel migliore dei casi si concludono nel rigido mantenimento delle proprie posizioni da parte degli interessati tra l’imbarazzo generale degli altri presenti. Quando, addirittura, non degenerino, magari, fomentate, anche inavvertitamente, da interventi “ad adiuvandum” dell’uno o dell’altro dei contendenti da parte di altri colleghi.

Anche qui la teoria fattorelliana con la particolare attenzione al soggetto recettore può guidare il soggetto promotore a scegliere parole, argomenti, modi e tempi da proporre sulla base della buona conoscenza che esso deve avere dei soggetti recettori in virtù del contatto giornaliero e prolungato con essi.

CAPACITA’ DI COMUNICAZIONE E RUOLI DI SICUREZZA

Una piccola parentesi, penso meriti una particolare circostanza.
Negli ultimi anni sempre più attenzione è stata prestata dal legislatore alla sicurezza nei luoghi di lavoro.

La sicurezza, un aspetto importante rispetto ad un luogo che viviamo tutti quotidianamente.

La legge attribuisce a vari soggetti precisi compiti per lo svolgimento, a vari livelli, di funzioni di protezione dei lavoratori.

Alcuni di questi per le mansioni loro specificamente attribuiti dalla legge possono raggiungere elevati gradi di efficacia se svolti da persone che sanno cosa dire e come dirlo al momento giusto.

Pensate, per esempio, a chi deve intervenire in prima battuta in casi di emergenza.
Senza perdere la calma dovrà, magari, allontanare persone, impartire ordini, spiegare ad altri a distanza cosa sta accadendo e ciò di cui si ha necessità, ricevere ed impartire istruzioni.

Anche in questo piccolo ma importante ambito, dunque, le capacità comunicative sono una marcia in più, che può giungere anche a salvare la vita.

CONCLUSIONI

Ricordo un esempio fattomi da bambina al catechismo.
Mi dissero a proposito della fede: se non ce l’hai, come puoi trasmetterla? Similmente, come si può pensare di comunicare bene, se non ce ne è la volontà effettiva?

La volontà di trasmettere veramente un messaggio è un elemento imprescindibile, la pietra di volta di tutto il processo comunicativo.

Nessun team o ufficio comunica e di conseguenza lavora bene se coloro che lo compongono non hanno la volontà, la voglia di scambiarsi idee, conoscenze, opinioni.
Solo questa volontà consentirà al gruppo di comprendersi a vicenda e raggiungere presto ed al meglio l’obiettivo.

Sembra assolutamente banale e scontato.
Eppure non lo è.

Pensate a quante volte, soprattutto nella pubblica amministrazione o in strutture complesse e gerarchizzate, ci si trova dinanzi a documenti incomprensibili, che sembrano non dire nulla o alludere a più soluzioni.

Pensiate che siano scritti così perché chi li ha redatti non ha saputo trasmettere bene il messaggio?
Ahimè!
Mi viene da dire di no!
Non sempre dietro ad un testo “pluri-significato” o “nulla-dicente”, c’è una mente confusa od un’incapacità comunicativa.
A volte dietro ad un testo di questo tipo si nascondono sottili equilibri di competenze e responsabilità.

Ad esempio, scrivo perché sono tenuto a dare una risposta, ma non è compito mio, quindi, non mi assumo la responsabilità di dire qualcosa… oppure non ho ancora abbastanza elementi per esprimermi e forse dal lato di chi ha posto il quesito non mi verrà mai fornito un quadro chiaro della situazione…

Mille ragioni, mille situazioni complesse, difficili da decifrare e tanto più da giudicare.
Però, forse, una riflessione si può fare: quando ognuno svolge il proprio compito con professionalità e serietà ed in egual modo si rapporta con i suoi interlocutori e dall’altro lato trova altrettanto è più facile che si creino rapporti sinceri e collaborativi, all’interno dei quali ognuno “si muove” con maggiore naturalezza e voglia di fare, senza temere rimpalli di responsabilità, trabocchetti e quant’altro.

Ed ancora una volta in queste situazioni ci si guadagna tutti: capi, dipendenti, collaboratori ed utenti.
Ma non è facile che si creino le condizioni per tutto questo.

La differenza la fanno le persone.
Che vogliono, che fanno, che spendono energie, che si impegnano ed ottengono!
Allora, un invito a me stessa ed a tutti:

Siate le persone che fanno la differenza!
Ora!Sempre!

Con l’aiuto del Fattorello!

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